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无锡市审计局档案管理制度

时间:2017-09-29 15:57      浏览次数:       来源:       字号:[ ]

  第一章  总则

  第一条  为了加强档案管理工作,不断提高档案工作质量,实现档案管理工作的制度化、标准化、科学化和规范化,有效地利用档案资源,根据《中华人民共和国档案法》、《审计机关审计档案管理规定》(中华人民共和国审计署、国家档案局第10号令)和省审计厅及市档案局有关规定,结合本局实际,制定本制度。

  第二条  本制度所指的档案,是指我局在审计工作中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、影像等不同形式的历史记录。

  审计档案是国家档案的组成部分。

  第三条  档案管理工作接受同级档案行政管理部门的监督和指导。

  档案机构及职责

  第四条  档案工作由办公室负责管理,建立由办公室专职人员牵头,各处室内勤人员组成的档案工作管理小组。办公室对各市(县)、区审计局档案工作进行监督和指导。

  第五条  办公室负责集中统一管理本机关的各种门类和载体的档案。做好收集、整理、分类、立卷、归档工作,并积极提供、利用,为机关各项工作服务。

  第三章  档案的管理

  第六条  为了便于文书立卷,保证案卷质量,以便长期保管和利用,对文书处理作如下要求:

  (一)办理上级的来文,转发上级、同级或下级的来文,答复同级和下级的请示报告,送局领导签发时,必须将原文附在文稿的后面。

  (二)文件制发要符合一定的体式和立卷归档要求。文件一律自左至右横排横写,在左侧装订。必须做到不在装订线内修改文件或批注意见。在起草、修改和签发文件时,一律使用钢笔用蓝黑墨水或碳素墨水书写,严禁用铅笔、圆珠笔书写或用红笔修改。

  (三)因传真件不能留存,需归档的传真件,经办人员要及时复印留存。

  (四)为了使档案齐全完整,各处室人员外出开会或办理完毕的文件材料及时归还办公室统一保管。办公室专职档案员对局召开的工作会议、专业会议及重要活动要及时收集材料,并进行平时立卷,不得由承办人或处室分散保管。

  (五)没有保存价值的文件,经办公室分管主任审查后由办公室统一销毁。

  第七条  凡本机关工作中形成的具有保存价值的各种文件资料、报表、记录、审批表等,均应及时收集、整理、归档。文件材料的归档范围及期限按本制度第四章“文件材料归档范围和文书档案保管期限”及国家其它档案管理办法的有关规定执行。审计文件材料的归档,按本制度第五章“审计文件材料立卷归档作业规程”执行。

  (一)档案种类有:文书档案、审计档案、会计档案、基建档案、声像档案、实物档案和其它应归档的档案。

  (二)归档时间:文书档案归档一年一次,一般于次年四月底前完成立卷归档工作(除另有规定)。审计档案的归档,应当以项目审计案卷为单位归档,由各业务部门档案人员统计收集,并在规定时间移交机关档案部门,填写(审计档案接收登记薄),由机关档案人员逐卷清点验收, 接收人和移交人共同签字。跟踪审计项目,待该项目结束后立卷归档。审计档案的归档时间应当在该审计项目终结后的5个月内,不得迟于次年4月底。会计档案在会计年度终了后保管二年后移交档案室。基建档案于该工程竣工后移交。声像档案随时归档。实物档案随时由档案室负责登记编号存放档案室或交有关部门保管。

  第八条  案卷质量总的要求是:文件材料应当真实、完整、有效、规范,遵循文件材料形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

  (一)归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页码要完整齐全。

  (二)在归档的文件材料中,应当将文件的主件与附件、正式文件与领导签发的原件、请示与批复、转发文件与原件装订在一起,不得分开;同一问题所形成的文件应合一立卷。

  (三)归档材料应区分年度。但跨年度的请示、报告与批复应放在复文年度立卷;跨年度的规划、计划应放在第一个年度立卷;会议文件应放在开幕年度立卷;计划、总结、报表、决算应针对年度立卷。

  (四)卷内文件材料应区别不同情况进行排列,同一问题的文件材料应按顺序排在一起。例如批复在前,请示在后;正件在前附件在后。

  (五)卷内文件材料按顺序依次编页码,正面有字的在右上角用铅笔编写页码,背面有字的在左上角编写页码;声像材料应在装具上逐件编号。

  (六)对归档的案卷必须按规定的格式填写卷内目录。应按文件材料原名填写目录,不要随便更改或简化。卷内文件目录应放在卷首,审计档案卷内文件材料按照结论类、证明类、立项类、备查类4个单元进行排列。

  (七)声像材料应用文字标出拍摄或录音的对象、时间、地点、内容、拍摄者。

  (八)有关卷内需要说明的情况应填写在备考表内,同时将立卷的时间、立卷人姓名填写在备考表中以示负责,备考表应置卷尾。

  (九)案卷封皮填写用毛笔、钢笔或打印,案卷题名要简明准确反映卷内文件材料内容;卷内文件应有文件的作者、内容、文种。

  (十)卷内文件材料要去掉金属物,对破损的文件材料要托裱修复好。案卷应采用三孔一线的方法进行装订。

  第九条  本局机关档案保管期限定划定为永久、定期两种,定期分为30年、10年。

  (一)永久保管的档案是反映机关主要职能活动和基本历史面貌的,对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案;特别重大的审计事项、列入审计工作报告、审计结果报告或第一次涉及的审计领域等具有代表意义的审计事项档案。

  (二)保管30年的档案是在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料;重要审计事项、参考价值较大的档案。

  (三)保管10年的档案是在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料;一般性审计事项的档案。

  具体保管期限按本局文书档案保管期限和审计档案保管期限执行。

  第十条  局机关各部门因工作需要利用档案时,应报经分管局长批准后按规定办理登记手续。凡属密级档案须经局主要领导批准。内部借阅档案期限:文书档案一般为五天,审计档案一般为十天,若因特殊情况需延长借期,应办理续借手续。

  审计机关以外的单位有特殊情况需要查阅、复制审计档案或者要求出具审计档案证明的,须持单位介绍信,报局分管领导同意,并经局主要领导批准后,方可办理相关手续,并在指定地点查阅。

  档案利用人员对所借档案负安全、保密之责,严禁在档案上涂改、污损和作任何标记,不得拆散、抽换和擅自复制。并做好档案利用反馈工作,查阅工作结束后,由查阅者如实填写《档案利用效果登记表》留存备查。

  第十一条  档案管理员应做好档案资料的收集、移交、保管、利用、销毁的统计工作,按规定及时向省厅及同级档案机关报送档案基本情况统计表。

  第十二条  根据《档案法》等规定,为切实加强本局档案管理,做好本局档案的鉴定工作,应成立档案鉴定销毁领导小组。销毁档案须填写销毁清册,报局领导审核批准,并报上级档案部门备案。销毁时应指定两人监销,并在销毁清册上签字。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

  第四章 文件材料归档范围和文书档案保管期限

  第十三条  文书档案

  (一)办公室

  1.局党组会议记录、纪要、决定和讨论通过的文件材料

  2.党组民主生活会记录、情况报告

  3.局长办公会议的记录、纪要和讨论通过的文件材料

  4.全局会议纪要

  5.本局大事记、审计年鉴

  6.上级机关领导视察、检查本局工作时形成的题词、讲话、声像等文件材料

  7.局年度以上规划、计划、工作总结、报告等文件材料

  8.全省审计工作会议、全市审计局局长会议材料

  9.全市审计工作会议材料,包括:通知、签到簿、日程、报告、讲话、决定、纪要、重要的声像材料、典型材料、代表发言、会议简报、小组会议记录、参考材料等

  10.直属上级机关颁布的属于本局主管业务的文件材料以及非直属上级机关下达的针对本局主管业务并要求执行的文件材料

  11.本局请示及上级机关的批复,下级机关的请示、报告与本局的批复、批示

  12.同级机关和非直属上级机关制发非本机关主管业务但要求执行的文件材料

  13.本局制发的(包括与其它机关联合制发的)文件材料

  14.关于更改名称、办公楼地址迁移、启用印章的文件资料

  15.本局行政介绍信存根

  16.档案工作形成的文件材料

  17.保密工作文件材料

  18.人大代表建议、政协委员提案办理材料

  19.省厅关于本局领导干部任期经济责任审计材料

  20.汽车购置、保养、修理、调配等规定、报告、通知

  21.关于房改、医疗改革等工作的文件材料

  22.关于办公用房购置及修理的报告、批复、协议、合同等文件材料

  23.本局与有关单位签订的合同、协定、协议书等书面材料

  24.本局财产、物资、档案等的交接凭证

  25.《无锡审计》、《审计简报》等信息材料及上级采用情况材料

  26.本局接待外宾形成的材料

  27.本局与其他机关之间协商工作往来文件材料

  28.本局人员代表本局在其他单位召开的有关会议上的讲话等材料

  29.办公室工作计划、总结

  30.上级机关对本局财务审计的决定等文件材料

  31.本局制定的财务管理规章制度

  32.本局国有资产管理文件材料

  33.上级机关或同级机关制发的医疗保障、生活补助费标准等文件材料

  34.申请审计经费的函

  35.上级在本市召开的业务会议材料

  36.信息化工作材料

  37.局业务活动形成的照片、录音、录像等资料

  38.本局对有关征求意见稿的修改意见

  (二)人教处

  1.本局机构设置、撤销、合并及人员编制等文件材料

  2.市政府、本局关于机构改革的文件材料

  3.干部任免材料

  4.干部职工名册、统计年报

  5.市人事局、本局关于公务员考录的文件材料

  6.市人事局、本局关于干部、职工辞职、辞退的报告

  7.本局关于人事工作计划、职工调配等工作的文件材料

  8.关于工资福利、离退休、抚恤等文件材料

  9.干部职工调动工作的行政、工资介绍信及存根

  10.关于学历教育、岗位培训的文件材料

  11.劳动模范、先进集体、先进工作者等文件材料

  12.干部职工处分决定文件材料

  13.军队转业干部接收、安置等文件材料

  14.专业技术资格考试及职称评定文件材料

  15.本机关关于出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料

  16.老干部工作文件材料

  17.组织、人事管理工作有关文件材料

  18.人事档案管理的文件材料

  19.人事处年度工作计划、总结

  (三)市纪委驻局纪检组

  1.涉及违法违纪问题调查情况报告

  2.对人民来信、来访的处理材料(作为审计项目依据的存入审计档案)

  3.违纪违法情况统计表

  4.本局关于纪检、监察工作的年度计划、总结

  5.本局关于纪检、监察工作的年度综合统计表

  6.省厅、市纪委、本局关于廉政建设的文件材料

  7.纪检监察工作形成的影像材料

  8.纪检监察工作重要会议材料及相关文件资料

  (四)法制综合处

  1.起草、制发的文件材料

  2.代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿

  3.行政执法责任制工作总结、检查材料和普法工作材料

  4.本局关于法律法规方面的请示及上级机关的批复,下级机关关于法律法规方面的请示及本局的批复

  5.对局本级及下级审计机关审计质量进行检查形成的文件材料

  6.本局组织评选及向上级机关报送优秀审计项目的文件材料

  7.授权下级审计机关审计和审计调查的通知

  8.审计统计报表、统计分析

  9.审计目标综合考核材料

  10.年度目标管理报表和目标完成情况报表

  11.上级审计机关下达的审计计划等

  12.全年审计项目计划安排

  13.审计听证、复议、诉讼等相关文件材料

  14.审计项目复核、审理等有关文件材料

  (五)经审处

  1.制订的经济责任审计工作制度、规定等文件材料

  2.市经济责任审计工作领导小组会议及有关经济责任审计工作会议材料

  3.上级下达的有关本市经济责任审计工作的意见、决定、通报、报告等文件材料

  4.经济责任审计工作计划、工作方案、总结及统计表等

  5.经济责任审计综合报告

  (六)机关党委、工会、共青团

  1.党、团、工会撤并、名称更改、改选、增补委员及上述组织的工作条例、组织简则、启用印章文件材料

  2.党、团、工会领导的任免文件材料

  3.机关党委、工会、共青团系统关于先进集体、先进个人文件材料

  4.对党、团员给予党内、团内组织处分的文件材料

  5.局党、团、工会组织形成的年度工作计划、总结材料

  6.党、团组织关系介绍转移证、介绍信及存根

  7.本局机关党委会议记录

  8.本局开展的党建、创建、宣传教育工作的文件材料

  9.党团组织统计报表、花名册

  10.本局党费收缴情况统计表

  11.上级机关党工委、团委关于共青团、妇女、青年工作的文件材料

  12.上级机关、本局关于文明处室考核的文件材料

  13.工会年度财务预决算报表、请示、报告及上级机关的批复等材料

  (七)计算机审计处

  1.计算机辅助审计系统、审计管理系统、联网审计系统、办公自动化系统的规划、计划及总结材料

  2.网络与安全建设(局域网、远程网等)有关规划、中标资料、实施方案、指导意见等文件材料

  3.软件开发需求报告、设计方案、源程序、论证鉴定及推广的有关文件材料

  4.审计信息化工作的检查、考核、评比等有关文件材料

  5.征集上报计算机审计专家经验、AO应用实例等有关文件材料

  6.审计信息化工作年鉴

  7.审计信息化工作会议材料

  (八)各审计业务处室

  1.专业会议材料

  2.上级审计机关及有关机关颁发并要执行的文件材料

  3.上级领导对审计报告的重要批示

  4.对上级交办事项的办理情况材料

  5.应归档的电子文件及元数据、背景信息等(以上作为审计项目依据的存入审计档案)

  6.向人大汇报的同级审报告

  7.处室年度工作计划、总结

  (九)内审协会、审计学会

  1.内审协会、审计学会的年度工作计划、总结

  2.内审协会、审计学会换届、增补理事等的文件材料

  3.内审协会、审计学会科研工作的有关文件材料

  4.全市内审协会、审计学会会议材料及文件

  5.年度国际内部注册审计师(CIA)资格考试资料

  第十四条 审计档案

  (一)财政收支审计项目

  1.本级预算执行审计

  2.对下级政府、本级各部门决算的审计

  3.对下级政府、本级各部门预算执行情况的审计

  (二)金融机构审计项目

  1.被授权对中央银行的财务收支审计

  2.对国有金融机构的审计

  (三)行政事业单位审计项目

  1.对行政单位财政收支的审计

  2.对事业单位财务收支的审计

  (四)国有企业审计项目

  1.对国家控股或占主导地位企业的资产、负债、损益审计

  2.对大型国有企业的资产负债审计

  3.对一般性国有企业资产负债的审计

  (五)固定资产投资审计项目

  1.国家重点建设项目的审计

  2.地方重点建设项目的审计

  3.一般性建设项目的审计

  (六)社会基金、资金审计项目

  1.全国性社会基金、资金审计

  2.地方性社会基金、资金审计

  (七)国外援贷项目审计

  1.对外公证性审计

  2.内部监督性审计

  (八)专题调查审计项目

  1.本级政府确定的审计调查

  2.上级审计机关部署的审计调查

  3.本级审计机关确定的审计调查

  (九)经济案件审计项目

  1.市、处级人员或百万元以上案件的审计

  2.市、处级以下人员或十万元以上案件的审计

  3.其他案件的审计

  (十)经济责任审计项目

  1.国有及国有控股企业领导人员经济责任审计

  2.党政领导干部任期经济责任审计

  (十一)社会审计执行质量检查监督

  第十五条 会计档案

  (一)会计凭证类

  1.单位预算会计各种原始凭证和记账凭证

  2.涉及外事的会计凭证

  (二)会计账簿类

  1.日记账

  2.总账

  3.明细分类、分户或者登记簿

  4.现金出纳账,银行存款账

  5.固定资产明细账(卡片)

  (三)会计报表类

  1.本机关和本机关汇总的年度决算

  2.本机关会计月度报表

  (四)其它类

  1.会计移交清册

  2.会计档案保管清册

  3.会计档案销毁清册

  第十六条 机关文书档案保管期限表

  一、办公室

  1.1局党组会议记录、纪要、决定和讨论通过的文件材料    永久

  1.2党组民主生活会记录、情况报告     永久

  1.3局长办公会议的记录、纪要和讨论通过的文件材料  永久

  1.4全局会议纪要   30年

  1.5本局大事记、审计年鉴    永久

  1.6上级机关领导视察、检查本局工作时形成的题词、讲话、声像等文件材料

  1.6.1重要的         永久

  1.6.2一般的         30年

  1.7局年度以上规划、计划、工作总结、报告等文件材料    永久

  1.8全省审计工作会议、全市审计局局长会议材料

  1.8.1主要的   30年

  1.8.2其它的   10年

  1.9全市审计工作会议的文件材料

  1.9.1通知、签到簿、日程、报告、讲话、决定、纪要、重要的声像材料   永久

  1.9.2典型材料、代表发言、会议简报   30年

  1.9.3小组会议记录、参考材料等       10年

  1.10上级机关颁布的文件材料

  1.10.1直属上级机关下达的属于本局主管业务的重要文件材料以及非直属上级机关下达的针对本局主管业务并要求执行的重要文件材料  永久

  1.10.2直属上级机关下达的属本机关主管业务的一般文件材料或非直属上级机关下达的针对局主管业务

  并要求执行的一般文件材料     30年

  1.10.3其它需要执行的文件材料   10年

  1.11本局请示及上级机关的批复,下级机关的请示、报告与本局的批复、批示

  1.11.1重要的    永久

  1.11.2其它的    10年

  1.12同级机关和非直属上级机关制发非本机关主管业务但要执行的文件材料   10年

  13本局制发的(包括与其它机关联合制发的)文件材料

  1.13.1重要业务的    永久

  1.13.2一般业务性的  30年

  1.13.3事务性有参考价值的  10年

  14关于更改名称、办公楼地址迁移、启用印章的文件资料    永久

  1.15本局行政介绍信存根      30年

  1.16档案工作形成的文件材料

  1.16.1本局向档案部门移交清册     永久

  1.16.2本局档案材料销毁清册       永久

  1.16.3其他                       10年

  1.17保密工作文件材料             10年

  1.18人大代表建议、政协委员提案办理材料  30年

  19省厅关于本局领导干部任期经济责任审计材料   30年

  20汽车购置、保养、修理、调配等规定、报告、通知 10年

  1.21关于房改、医疗改革等工作的文件材料  10年

  22关于办公用房购置及修理的报告、批复、协

  议、合同等文件材料  30年

  23本局与有关单位签订的合同、协定、协议书

  等书面材料

  1.23.1有历史意义或长远利用价值的    永久

  1.23.2重要的                        30年

  1.23.3一般的                        10年

  1.24本局财产、物资、档案等的交接凭证  30年

  25《无锡审计》、《审计简报》等信息材料及上级采用情况材料                          30年

  1.26本局接待外宾形成的材料

  1.26.1重要的           永久

  1.26.2一般的           10年

  1.27本局与其他机关之间协商工作往来文件材料    10年

  1.28本局人员代表本局在其他单位召开的有关会

  议上的讲话等材料    10年

  1.29办公室工作计划、总结       10年

  1.30上级机关对本局财务审计的决定等文件材料     30年

  1.31本局制定的财务管理规章制度     30年

  1.32本局国有资产管理文件材料       30年

  1.33上级机关或同级机关制发的医疗保障、生活补助费标准等文件材料       30年

  1.34申请审计经费的函  10年

  1.35上级在本市召开的业务会议材料  10年

  1.36信息化工作材料

  1.36.1重要的        永久

  1.36.2一般的       10年

  1.37局业务活动形成的照片、录音、录像等资料      永久

  二、人事教育处          

  2.1本局机构设置、撤消、合并及人员编制等文件材料  永久

  2.2市政府、本局关于机构改革的文件材料    30年

  2.3干部任免

  2.3.1市委、市政府对本局领导任免的文件材料      永久

  2.3.2本局关于干部考核、任免等工作的文件材料    永久

  2.4干部职工名册、统计年报      永久

  2.5市人事局、本局关于公务员考录的文件材料      30年

  2.6市人事局、本局关于干部、职工辞职、辞退的报告  永久

  2.7本局关于人事工作计划、职工调配等工作的文件材料    30年

  2.8关于工资福利、离退休、抚恤等文件材料   30年

  2.9干部职工调动工作的行政、工资介绍信及存根    30年

  2.10关于学历教育、岗位培训的文件材料   10年

  2.11劳动模范、先进集体、先进工作者等文件材料

  2.11.1批准为省(含省)以上的       永久

  2.11.2其他的                     30年

  2.12干部职工处分决定文件材料

  2.12.1影响大、问题严重的         永久

  2.12.2一般的                     30年

  2.13军队转业干部接收、安置等文件材料     30年

  2.14专业技术资格考试及职称评定文件材料

  2.14.1专业技术资格考试及职称评定结果的文件

  和其它重要文件材料    永久

  2.14.2一般文件材料     10年

  2.15本机关关于出国考察、友好往来、参加会议

  等外事活动形成的文件材料

  2.15.1重大活动的主要文件      永久

  2.15.2一般活动的审批手续、考察报告    30年

  2.15.3其他文件材料                    10年

  2.16老干部工作文件材料                10年

  2.17组织、人事管理工作有关文件材料    30年

  2.18人事档案管理的文件材料            30年

  2.19人事处年度工作计划、总结          10年

  三、市纪委驻局纪检组

  3.1涉及违法违纪问题调查情况报告

  3.1.1上报市纪委、省纪委、中纪委案件调查报告     永久

  3.1.2其它调查情况报告                30年

  3.2对人民来信、来访的处理材料(作为审计项目依

  据的存入审计档案)

  3.2.1有省以上领导重要批示和处理结果的     永久

  3.2.2有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的                                   30年

  3.2.3其它的                         10年

  3.3违纪违法情况统计表               永久

  3.4本局关于纪检、监察工作的年度计划、总结       30年

  3.5本局关于纪检、监察工作的年度综合统计表       30年

  3.6省厅、市纪委、本局关于廉政建设的文件材料     10年

  3.7纪检监察工作形成的影像材料          永久

  3.8纪检监察工作重要会议材料及相关文件资料

  3.8.1重要的                          30年

  3.8.2一般的                          10年

  四、法制综合处

  4.1起草、制发的文件材料

  4.1.1重要的                           永久

  4.1.2一般的                           10年

  4.2代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿

  4.2.1重要的、法规性的                 30年

  4.2.2其他的                           10年

  4.3行政执法责任制工作总结、检查材料和普法工作材料                                   30年

  4.4本局关于法律法规方面的请示及上级机关的批复,下级机关关于法律法规方面的请示及本局的批复

  4.4.1重要的                           30年

  4.4.2其他的                           10年

  4.5本局对有关法规征求意见稿的修改意见 10年

  4.6对局本级及下级审计机关审计质量进行检查形成的文件材料                               30年

  4.7本局组织评选及向上级机关报送优秀审计项目的文件材料                             10年

  4.8授权下级审计机关审计和审计调查的通知   30年

  4.9审计统计报表、统计分析

  4.9.1第4季度                          永久

  4.9.2第1—3季度、月报                 10年

  4.10审计目标综合考核材料              10年

  4.11年度目标管理报表和目标完成情况报表 30年

  4.12上级审计机关下达的审计计划等       永久

  4.13全年审计项目计划安排               永久

  4.14审计听证、复议、诉讼等相关文件材料 永久

  4.15审计项复核、审理等有关文件材料    10年

  五、经审处

  5.1制订的经济责任审计工作制度、规定等文件 永久

  5.2市经济责任审计工作领导小组会议及有关经济责任审计工作会议材料

  5.2.1重要的                          30年

  5.2.2其他的                          10年

  5.3上级下达的有关本市经济责任审计工作的意见、决定、通报、报告等文件材料                 30年

  5.4经济责任审计工作计划、方案、总结及统计表  永久

  5.5经济责任审计综合报告                30年

  六、机关党委、工会、共青团

  6.1党、团、工会撤并、名称更改、改选、增补委员及

  上述组织的工作条例、组织简则、启用印章文件材料      永久                                                                                       

  6.2党、团、工会领导的任免文件材料      永久

  6.3机关党委、工会、共青团系统关于先进集体、先进个人文件材料

  6.3.1批准为省(含省)以上的             永久

  6.3.2其它的                           30年

  6.4对党、团员给予党内、团内组织处分的文件材料

  6.4.1影响大、问题严重的               永久

  6.4.2一般的                           30年

  6.5局党、团、工会组织形成的年度工作计划、总结材料                                    30年

  6.6党、团组织关系介绍转移证、介绍信及存根 永久

  6.7本局机关党委会议记录              30年

  6.8本局开展的党建、创建、宣传教育工作的文件材料                                     10年

  6.9党团组织统计报表、花名册          永久

  6.10本局党费收缴情况统计表           30年

  6.11上级机关党工委、团委关于共青团、妇女、青年工作的文件材料                          10年

  6.12上级机关、本局关于文明处室考核的文件材料   10年

  6.13工会年度财务预决算报表、请示、报告及上级                               机关的批复等材料                          30年

  七、计算机审计处

  7.1计算机辅助审计系统、审计管理系统、联网审计系统、办公自动化系统的规划、计划及总结材料    30年

  7.2网络与安全建设(局域网、远程网等)有关规划、中标资料、实施方案、指导意见等文件材料     10年

  7.3软件开发需求报告、设计方案、源程序、论证鉴定及推广的有关文件材料                    10年

  7.4审计信息化工作的检查、考核、评比等材料  10年

  7.5征集上报计算机审计专家经验、AO应用实例等有关文件材料                                10年

  7.6审计信息化工作年鉴                    30年

  7.7审计信息化工作会议材料                10年

  八、各审计业务处室

  8.1专业会议材料

  8.1.1重要材料                            30年

  8.1.2一般材料                            10年

  8.2上级审计机关及有关机关颁发的并要执行的文件材料

  8.2.1重要的                              30年

  8.2.2一般的                              10年

  8.3上级领导对审计报告的重要批示          30年

  8.4对上级交办事项的办理情况材料

  8.4.1重要的                              30年

  8.4.2一般的                              10年

  8.5应归档的电子文件及元数据、背景信息等(以上作为审计依据的存入审计档案)

  8.5.1重要的                              30年

  8.5.2一般的                               10年

  8.6向人大汇报的同级审报告                 永久

  8.7处室年度工作计划、总结                 10年

  九、内审协会、审计学会

  9.1内审协会、审计学会的年度工作计划、总结  30年

  9.2内审协会、审计学会换届、增补理事等的文件材料  30年

  9.3内审协会、审计学会科研工作的有关文件材料     10年

  9.4全市内审协会、审计学会会议材料及文件

  9.4.1重要的                              30年

  9.4.2一般的                               10年

  9.5年度国际内部注册审计师(CIA)资格考试资料

  9.5.1重要的                              30年

  9.5.2一般的                              10年

  第十七条  机关审计档案保管期限表

  1.对本级部门预算执行情况审计              永久

  2.对本级政府、上级审计机关确定的审计调查和专项资金审计                                         永久

  3. 对上级审计机关确定的审计调查和专项资金的审计  永久

  4.对下级政府、本级财政决算审计            永久

  5.对地方党政领导干部任期经济责任审计      永久

  6.对市属部门党政领导干部任期经济责任审计   永久

  7.对社会审计质量进行检查监督               永久

  8.对部门事业单位和人民团体等党政领导干部经济责任审计                                        永久

  9.对国有及国有控股企业领导人员经济责任审计 永久

  10.对国家重点建设项目的审计(含跟踪审计)  永久

  11.对地方重点建设项目的审计(含跟踪审计)  永久

  12.对上级审计机关授权的中央银行财务收支审计 永久

  13.对上级审计机关授权的国有控股的金融机构资产负债损益审计                                     永久

  14.对本级国有金融机构及国有控股的金融机构资产负债损益审计                                     永久

  15.对上级审计机关授权的国家控股或占主导地位企业的资产负债损益审计                            永久

  16.对本级国有及国有控股企业资产负债损益审计 永久

  17.对上级审计机关授权的审计国际组织和外国政府援助贷款项目公证性审计                          永久

  18.对本级审计机关确定的审计调查和专项资金审计  30年

  19.对下级审计机关领导干部任期经济责任审计  30年

  20.对市政府有关部门和直属单位财政财务收支审计  10年

  21.对市人大机关、市政协机关、市法院机关、市检察院机关和政党组织、社会团体的财政财务收支审计  10年

  第五章  审计文件材料立卷归档作业规程

  第十八条  审计档案卷内的每份或者每组文件之间的排列规则:

  (一)正件在前,附件在后;

  (二)定稿在前,修改稿在后;

  (三)批复在前,请示在后;

  (四)批示在前,报告在后;

  (五)重要文件在前,次要文件在后;

  (六)汇总性文件在前,原始性文件在后。

  第十九条  审计文件材料的组卷方法

  (一)审计文件材料的组卷采用按职能分类,按审计项目立卷,按单元排列的基本方法,一个审计项目可立一个卷或者若干卷,不得将几个审计项目合并立为一个卷;

  (二)跨年度的审计项目,在项目审计终结的年度立卷;

  (三)审计复议案件的文件材料由复议机构按案件单独立卷为了便于查找和利用,档案管理机构应当将审计复议案件归档情况在被复议的审计项目案卷备考表说明(如:此项目复议的案卷存在何处等)。申请复议而未受理的文件归文书档案。

  第二十条  审计文件材料立卷的基本要求

  (一)为确保审计档案中文件材料的合法、规范、有效,在案卷内容上,要做到“完整”、“精炼”。

  “完整”是指每一年度审结的审计项目和完成调查项目案卷要收集齐全;每一项目所产生的审计文件材料要收集齐全;每一案卷内重要文件的各次稿本要收集齐全。

  “精炼”是指在立卷时要严格按照审计文件材料的保存价值决定取舍。审计文件材料与行政文件材料一般不得混合立卷和重复立卷。为经核实的或与审计事项无关的文件材料,不重要的文件修改稿不得归入审计案卷。

  (二) 为便于审计档案的安全保管和提供利用,要做到案卷封面整洁、书写规范,文件整齐有序、组卷严密。

  第二十一条  审计文件材料归档工作实行审计组组长负责制。审计组组长确定的立卷人应当及时收集审计项目的文件材料;审计终结后,立卷责任人对审计项目形成的全部文件材料按立卷方法和规则进行归类整理,经审计组组长(或业务部门负责人)把关,相关业务部门复核,并经档案工作人员检查后,依照有关规定进行编目和装订。

  第二十二条  应归入项目审计档案的文件材料及卷内文件排列顺序,审计档案卷内文件材料按结论类、证明类、立项类、备查类文件材料四个单元进行排列。

  (一)第一单元  结论类文件材料(采用逆审计程序并结合文件材料的重要程序进行排列)

  1.上级机关(领导)对该审计项目的批示(或批示情况说明)。

  2.审计报告及送达回证。

  3.审计决定及送达回证。

  4.法制部门对审计报告、审计决定的审理意见。

  5.对被审计单位反馈意见采纳情况的说明。

  6.被审计单位的反馈意见。

  7.审计报告征求意见书(含征求意见稿)。

  8.审计报告、审计决定代拟稿及业务部门复核意见。

  9.审计移送处理书(含移送附件)及送达回证。

  10.法制部门对审计移送处理书的审理意见。

  11.审计处罚决定书及送达回证。

  12.审计听证报告和审计听证记录。

  13.审计业务会议纪要、决定、记录。

  14.对结论类文件材料的重要管理事项记录(例如,讨论审计报告征求意见稿)。

  (二)第二单元  证明类文件材料,按与审计实施方案所列审计事项对应的顺序排列。

  1.被审计单位承诺书。

  2.审计工作底稿汇总表。

  3.审计工作底稿、审计取证单及相应的审计证据。

  4.审计移送问题的审计工作底稿及相应的审计证据。

  5.有关举报问题的核实材料。

  6.对证明类文件材料的重要管理事项记录(例如,讨论审计中的具体问题)。

  (三)第三单元  立项类文件材料,按形成材料时间结合材料重要程度排列。

  1.对本项目的调查了解记录(审前所做调查)。

  2.审计实施方案。

  3.调整审计实施方案。

  4.审计通知书及送达回证。

  5.上级机关的指令性文件或授权审计通知书。

  6.上级领导交办项目的交办单或批示。

  7.对本项目立项有关的群众来信或举报材料。

  8.对立项类文件材料的重要管理事项记录(例如,讨论审计实施方案和审计重点等)。

  (四)第四单元  备查类文件材料,按形成材料时间的顺序排列。

  1.审计过程中形成的重要审计情况等信息。

  2.协助查询单位账户、个人存款通知书。

  3.封存通知书。

  4.其他与该项目联系紧密且不属于结论类、证明类、立项类的文件材料(例如,采取边控措施等材料)。

  5.聘请外部审计人员的相关材料。

  6.被审计单位的整改及相关材料。

  7.移送受理、反馈查处结果等材料。

  8.证明审计人员遵循准则的材料。

  9.其他备查类重要管理事项记录(例如,延伸审计的请示等)。

  第二十三条  审计文件材料的立卷程序

  (一)审计方案经批准后,审计组应确定本项目立卷责任人,并提出明确要求。立卷责任人应备置专门卷夹,做好立卷准备工作。

  (二)项目审计实施后,立卷责任人要随着审计程序各个环节的完成,及时收集本审计项目的文件材料,并认真检查每一份文件材料的内容、格式是否完整、合规,手续是否完备,字迹是否清晰。

  (三)项目审计终结后,立卷责任人要对本审计项目的全部文件材料进行系统的整理,进一步做好文件材料的鉴别和筛选工作,并按照本办法第七条的有关规定进行排列。

  (四)整理审计案卷如遇有个别审计文件材料与行政文件材料或审计综合管理文件在内容上相互交叉,难以划分时,应在保证审计档案完整的前提下确定取舍。必要时,可在审计档案和行政文书档案中“同时立卷”。

  (五)对立卷责任人整理出的项目审计文件材料,由审计组长或相关业务部门负责人进行检查,发现不符合要求之处,应责成立卷责任人进行补救。

  (六)凡在计算机上直接拟稿的审计文件材料,单位领导人在其纸质底稿上未作批示和重要修改的,其打印底稿材料可不必归档。

  (七)检查合格后,按以下规定做好审计案卷的编目工作。

  1.编写页号。

  在有文字的每页文件材料的正面右上角、背面左上角,用铅笔书写阿拉伯数字;文件材料背面是空白的、卷内目录、单元隔页纸、备考表均不编写页号。   

  2.编写卷内目录。

  (1)顺序号  每份文件材料为一号。证明性文件材料每一份项目(包括证实一项问题的所有审计证据的审计记录)为一号;按文件材料的排列次序逐一填写。一个审计项目立若干案卷时,每卷都要有卷内目录和备查表,每卷“顺序号”和“文件所在页号”应重新编写顺序号。

  (2)文号  按文件材料制发单位所确定的文件字号填写,没有文件字号的不填写。

  (3)责任者  结论性和立项性文件,填写文件的署名单位名称,未署名的应加以判定;证明性材料,填写文件材料的收集者和制作者(即审计组)。

  (4)题名  凡有文件的,应按文件标题照实填写。无标题或标题不明确的文件应根据文件内容自拟标题,并用“[  ]”注明,属于证明性文件的材料,必须分别写明其材料的具体内容。

  (5)文件日期  文件材料的形成日期,以8位阿拉伯数字标注年月日。如:“2015年7月6日”填写为“20150706”。没有时间或年月日不全的,要考证时间或补齐年月日。如:“2015年7月”填写为“20150701”(证明类材料填写底稿日期)。

  (6)页号  填写本份文件材料所在第一页的编号,最后一份文件应填写该文件的所在页的起止编号。

  (7)卷内文件目录,每页一般以20格左右为宜。

  3.填制卷内备考表。

  (1)本卷情况说明  应写明本卷审计文件材料有无缺损、修改、补充、移出、销毁,以及本卷与其他卷的关联等情况。由填写人签名,并标注说明日期。

  (2)立卷人  由立卷责任人签名并标注立卷日期。

  (3)审核人  由审计组长或相关业务部门负责人签名并标注检查日期。

  4.书写案卷封面(由局档案室统一书写)。

  (1)全宗名称  填写立档单位全称或通用简称。

  (2)案卷分类名称  根据机关档案分类方案,填写项目承办部门名称,或审计项目类别名称。

  (3)审计案卷题名  在“审计档案”四字下的空白处取中书写。书写格式为“立档单位+对(介词)+被审计单位名称+项目审计的时间范围+项目审计种类名称"。如无锡市审计局对市地铁集团有限公司2009年至2012年6月资产负债损益情况的审计。

  (4)审计时间  填写从发出审计通知书至作出审计报告或审计决定的起止时间。

  (5)审计组负责人  填写审计通知书上规定的审计组组长姓名。

  (6)本项目共  卷(第  卷)填写本审计项目所立案卷的总数以及本卷是基中的第几卷。只有一卷的,括号内不须填写。

  (7)自  年  月至年  月  填写本审计案卷卷内审计文件材料最早形成日期(不包括引用法规原件的日期)和最晚形成日期。

  (8)保管期限  按各单位制定的《审计档案保管期限表》的规定划注。

  (9)本卷共  件  页  填写卷内目录表中顺序号的最后一号和页号的最后一号。

  (1O)归档号  由档案室人员填写《审计案卷立卷类目》中的文书处理号。

  (11)以上凡是有数字的全部用阿拉伯字填写。

  (八)审计案卷的装订

  1.审计案卷的装具,可根据实际需要彩硬卷皮或软卷皮,规格为长30公分,宽20公分,250克无酸纸制作。使用软卷皮装订的案卷,应当将若干薄卷装入卷盒,并在卷盒脊背上注明所装审计案卷的起止号。

  2.装订审计案卷必须做到:

  (1)拆除文件材料上的金属物。

  (2)对破损、褪色的文件材料,要进行修复或复制, 字迹模糊难以辩认的,应附抄件并以说明。

  (3)文件材料装订时应在左边和下边取齐;对纸面小的,要粘贴或托裱在A4型纸上再装订。

  (4)文件材料装订位置有字的,要在左边粘纸条加宽后再装订。

  (5)对有关记账凭证或报表等,表格字头应向上边或向左侧,不得上下左右颠倒。

  (6)外文材料应附有中文译本。

  (7)每卷装订的文件材料,一般不得超过200页,超出的应按文件材料的阶段性适当分卷。

  (8)在案卷左边,采用三孔一线方法装订,孔的间隔为7—8公分,线结打在背面。

  (9)装订要牢固、整齐、美观、不丢页、不错页、不压字、不订反、不损坏文件、不妨碍利用。

  (九)与审计案卷相关声像带、软盘、光盘,应按件登记其内容、作者及相应的审计案卷题名、案卷号,另行存放,并在相应审计案卷的“备考表”注明。

  第二十四条  审计档案的密级和保密期限,按卷内文件的最高密级及其保密期限确定,由立卷责任人按有关规定作出标识。

  第二十五条  审计档案在划定保管期限的基础上,应当采用“年度一组织机构一保管期限一审计类别”的方法排列和编目,审计案卷排列方法应当统一,前后保持一致,不可任意变动。

  第二十六条  审计项目案卷的归档,应当以审计项目案卷为单位进行交接,归档时间不得迟于该审计项目结束后的次年4月底。

  第二十七条  审计复议案件的文件材料由复议机构按案件单独立卷归档。

  第六章  会计档案管理制度

  第二十八条

  (一)会计档案的归档范围。凡本单位在工作中形成的会计凭证、会计账薄、会计报表和其他有关资料均应归档。

  (二)会计档案的立卷。每年度结束后由财会部门将各种应归档的会计资料收集齐全,编写目录装订成册。

  第二十九条  会计档案的保管和接收。会计档案由财会部门保管两年后,编制移交清册,档案部门按期接收,并在移交清册上签名盖章。档案室接收保管原卷册的封装会计档案,如需拆封,应会同经办人共同拆封,责任分清。

  第三十条

  (一) 会计档案的保管期限。按照财政部《会计档案管理办法》执行。

  (二) 会计档案的查阅利用。本单位查阅应有会计在场,外单位查阅者需持介绍信经局分管领导批准后方能查阅。向外单位提供利用,原件一般不得借出。

  第三十一条  会计档案的销毁。需销毁时,由局档案室提出销毁意见,会同财会部门共同鉴定,严格审查,编制销毁清册,经局档案鉴定销毁领导小组审查,报上级档案部门批准后销毁。销毁时,档案部门和财会部门共同监销,并认真清点核对,在销毁清册上共同签名盖章。

  第七章  奖励与处罚

  第三十二条 有下列事迹之一的,应当给予奖励:

  对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的;

  对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的;

  对档案学术研究做出贡献的;

  纠正档案管理不足表现突出的;

  第三十三条  有下列行为之一的,根据情节轻重应当给予处罚,造成损失的,可以根据档案价值和数量,责令赔偿:

  (一)损毁、丢失或者擅自销毁档案的或者应当保密的档案的;

  (二)将职务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有,拒绝向档案管理部门、档案工作人员归档或移交的;

  (三)擅自提供、抄录、复印档案以及应当保密的档案的;

  (四)涂改、伪造档案的;

  (五)档案工作人员玩忽职守,造成档案损失的;

  (六)违反《档案法》,情节严重、构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

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